Audit des archives du Conseil Général : connaître le passé, maîtriser le présent et préparer l’avenir

 24 octobre 2012 à minuit (≈ 11 ans) |  ÉVÈNEMENT

La réalité de la société mahoraise reste dominée par l’oralité. Si bien que le savoir, la culture et l’histoire se transmettent verbalement. Cependant, les évolutions statutaire, institutionnelle et surtout administrative en cours exigent de façon pressante le recours à l’écrit.

Par conséquent, la production de documents connaît une croissance du même ordre que l’importance accordée à ces derniers.

En effet, dès sa naissance un document acquiert le statut d’archives (« Documents, quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002) selon la définition de La Direction des Archives de France. De cette manière, les archives acquièrent un statut les différenciant à de vulgaires vieux papiers poussiéreux. Une bonne conservation est indispensable pour assurer à la fois la mémoire du service, justifier l’exercice des droits et l’exécution des obligations des administrations ou organismes les produisant. Mais pour l’archiviste et l’historien, l’intérêt des archives tient à raisons autres que celles pour lesquelles elles ont été créées. Elles constituent la mémoire de notre société et détiennent par conséquent une place fondamentale pour notre identité. Autrement dit « ces papiers ne sont pas des papiers mais des vies d’hommes, de provinces, de peuples. » (Jules Michelet in Bruno Delmas, La société sans mémoire, Bourin Editeur, Paris, 2006.). Néanmoins, un contexte d’oralité dominant, une méconnaissance de ce que sont les archives et le peu d’importance accordé donnent lieu à des attitudes relativement détachées à leur encontre. Toutes ces raisons incitèrent les Archives départementales à auditer les archives du Conseil Général.

Objectifs et méthode

L’objectif principal de cette opération consiste à recenser et à quantifier les archives provenant des différentes directions pour un meilleur traitement et conservation des documents à intérêt historique. Par ailleurs, il s’agit de relever d’éventuels arriérés d’archives dans les directions. Ce récolement se déroule en trois étapes. D’abord, nous nous entretenons avec les directeurs, les chefs de service et les agents dans le but d’écrire l’histoire de la structure visitée. En outre, ces rencontres nous permettent d’inventorier les documents selon la typologie tout en tenant compte des missions spécifiques des services. Ensuite, nous visitons les locaux et zones dédiés à l’archivage afin de mieux apprécier la volumétrie des documents, les conditions de sécurité et environnementales dans lesquelles les archives évoluent. Enfin, nous relevons l’existence d’une base de données et/ou d’un système d’archivage numérique de l’ordre de la GED (Gestion Electronique des Documents). Nous avons déjà audité plus d’une quinzaine de directions en nous appuyant sur cette démarche.

Les premiers résultats

Nos déplacements au sein des administrations eurent pour premier résultat de mettre à jour un fonds cartographique assez riche au service topographie (Direction des Affaires Foncières et Patrimoniales). Certains documents de ce fonds retiennent particulièrement notre attention, à l’exemple d’une carte marine datant des années 1841-1842. Ce même fonds renferme les plans de bornage du domaine sucrier de Dzoumogné relevant d’une importance capitale pour comprendre la gestion de la question foncière de l’ancienne Société Bambao. De plus, ils viendraient enrichir et compléter les archives numérisées du domaine en question (Voir « La Numérisation des archives du domaine sucrier de Dzoumogné » in Mahabari n° 8, page 3). Les Archives départementales étudient la possibilité de recueillir ces documents pour une meilleure conservation et valorisation.

Préparer l’avenir

Au-delà de cette découverte, intéressant directement l’histoire de Mayotte, il s’agit pour les Archives départementales d’inscrire dans le long terme la question de l’archivage au sein des différentes administrations. Ainsi, les données recueillies au cours de cet audit nous permettront d’établir un tableau d’archivage en en étroite collaboration avec les producteurs. Cet outil de gestion répondra aux questions que tous les agents se posent : archiver ou ne pas archiver et jusqu’à quand archiver ?

Votre concours nous est utile pour mener à bien cette mission.